Cooperativa amplia ação de armazenamento de documentos de forma eletrônica

A partir de 10 de setembro, a Federação Rio ampliou para a Diretoria e para as áreas de Controladoria e Administrativo-Gestão de Pessoas, o projeto de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), na cooperativa, com o suporte da Unimed Rio Grande do Sul, responsável pelo trabalho. Realidade em diversos segmentos, o processo já é utilizado em algumas áreas da organização e permitirá de forma ágil e assertiva o acesso aos documentos e às informações, promoverá a transparência dos atos administrativos e garantirá a economia e eficiência na administração, entre outros benefícios.

A gestão de documentos é uma atividade da administração geral que possui relação com os princípios de economia e eficácia na produção e no uso dos documentos. Dessa forma, é imprescindível que a informação esteja disponível no lugar e horas certos e com o menor custo possível. “Tivemos conhecimento do projeto nas reuniões de grupo do Jeito de Cuidar, através da gerente de Operações e Custos Assistenciais, Luzia Moreira. O Processo despertou o interesse da nossa área, pois seria uma importante oportunidade de reduzir os espaços destinados a armazenamento de papéis. Solicitamos a ajuda do Elias Neif e do Luiz Antônio, da Fábrica de Software, que estão à frente do projeto, na Federação. Eles repaginaram o processo para abrigar novos entrantes, fizeram uma limpeza na base de cadastro, o que gerou uma economia de custo mensal de 95,3%”, explica o coordenador Administrativo-Gestão de Pessoas da Federação Rio, Wagner Sousa.

O processo de GED já é utilizado, na cooperativa, pelo Intercâmbio e Operações e Custos Assistenciais, que trabalham com um alto volume de documentos. A ideia ganhou mais força com o isolamento social e o teletrabalho, impostos pela pandemia do novo coronavírus. “Esses documentos são armazenados, na Federação, e com o home office as áreas identificaram uma grande dificuldade. Foi quando ficou definido que o GED deveria chegar às outras áreas. Com ele, ganhamos facilidade na busca por documentos, temos a redução de material como papel e tonner de impressora, assim como gasto com eles. Além de redução de uso do espaço físico e velocidade no armazenamento”, lista o coordenador de Controle de Sistematização do OCA, Cláudio Bittencourt.